Общие сведения
Описание и назначение программы
Описание программы
Онлайн-касса — программа для учета расчетов и их контроля в магазине, контрольно-кассовая система и фискальный регистратор с функцией передачи данных в ОФД.
Назначение программы
Программа Онлайн-касса предназначена для ведения бухгалтерского учета без использования стационарного кассового аппарата в режиме онлайн, автоматизации работы касс в соответствии с бизнес-процессами предприятия (ввод и хранение данных, сортировка информации, обработка путем редактирования, добавления и удаления, составление отчетов).
Цели и задачи программы
Цели программы
Цель программы заключается в осуществлении записи и хранения фискальных данных в накопителях, а также в формировании фискальных документов, передачи фискальных документов в налоговые органы через оператора фискальных данных и печати фискальных документов на бумажных носителях в соответствии с правилами, установленными законодательством Республики Казахстан о применении контрольно-кассовой техники и приказом министра финансов Республики Казахстан от 27 ноября 2018 года № 1029 «О внесении изменений и дополнений в приказ Министра финансов Республики Казахстан от 16 февраля 2018 года № 206 «Об утверждении видов деятельности, при осуществлении которых на территории Республики Казахстан налогоплательщики применяют контрольно-кассовые машины с функцией фиксации и (или) передачи данных при денежных расчетах».
Задачи программы
- управление кассами и кассирами в режиме онлайн;
- просмотр отчетности по кассовым операциям в режиме онлайн;
- печать фискальных чеков с любого устройства;
- автозаполнение кассовой книги;
- отправка чека на email, WhatsApp или Telegram;
- закрытие смены: ручное — для пользователя, автоматическое — для терминалов.
Целевая аудитория
Пользовательская аудитория программы Онлайн-касса — предприниматели (коммерсанты, мерчанты), ведущие бизнес в сфере продаж/услуг.
| Портрет клиента «до» | Портрет клиента «после» |
|---|---|
| 1. Офлайн-бизнес в сфере продаж/услуг. Например, магазин «у дома» в регионах РК, ИП по упрощенному налоговому режиму/патенту. | 1. Растет объем продаж благодаря продвижению, торговле и доставке через интернет. |
| 2. Расчеты с клиентами производятся с помощью калькулятора и тетради. | 2. Фискальные чеки оформляются через онлайн-кассу с передачей данных в ОФД. |
| 3. Кассовый аппарат отсутствует либо имеется аналоговый кассовый аппарат без ОФД, который используется один раз в день — вечером на основании данных дневной выручки. | 3. Безналичные платежи принимаются по QR-коду продавца, есть интеграция с POS-терминалом и онлайн-кассой. |
| 4. Безналичные платежи (платежи по картам) не принимаются либо принимаются через банковский POS-терминал/Kaspi Gold платежи. | 4. Налоговая отчетность формируется и сдается автоматически на основе данных фискализации. |
| 5. Налоговая отчетность сдается в конце периода в районное Управление государственных доходов. | 5. Упрощено ведение бухгалтерского учета: самостоятельно либо через инструмент для поиска наиболее выгодных консалтинговых предложений «в одном окне». |
| 6. Бухгалтерский учет ведется самостоятельно либо консалтинговой компанией. | 6. Товарно-материальные ценности застрахованы по наиболее выгодным тарифам и ставкам. |
| 7. Складской учет каждый ведется самостоятельно, в 90% случаев методика ведения различается, понятие ликвидности товара минимально, большие необоснованные складские запасы. | 7. Оборотные средства кредитуются на основании ранее собранных данных для скоринга «в один клик» на месте перед представителем дистрибьюторов. |
| 8. Поставка продукции осуществляется путем самостоятельных закупок у частных лиц или заказа у дистрибьюторов по телефону. Дистрибьюторы определяются случайным образом, когда сами приходят в торговую точку. Кэшбэки предоставляются малоликвидной продукцией. | 8. Расходы на аренду торговых помещений, фонд оплаты труда, закупку и хранение неликвидного товара сокращены благодаря торговле в сети. |
| 9. Страховки, как правило, нет. | 9. Меньше ошибок в ревизиях, оптимизированы расходы на закупку неликвидного товара, уменьшается возможность махинаций сотрудников с помощью автоматизации и учета торговли. |
| 10. Оборотные средства на закупку продукции не кредитуются – нет прозрачной аналитики для банковского скоринга. | 10. Предприниматель управляет бизнесом удаленно, высвобождая свободное время. |
| 11. Операционная деятельность бизнеса не позволяет предпринимателю иметь свободное время. |
Обоснование программы
- Программа Онлайн-касса реализована в виде кроссплатформенного интернет-приложения, работающего на Web, Android, IOS, и решает комплекс задач, связанных с ведением бухгалтерского учета.
- Онлайн-кассы позволяют уменьшить объем серой экономики, в том числе в сфере микропредпринимательства (работа на дому, сфера услуг, уличная торговля и т. д.).
- Онлайн-касса обладает рядом преимуществ перед аналоговыми кассовыми аппаратами за счет онлайн-сервисов:
- простой и интуитивно-понятный интерфейс;
- онлайн-доступ к X- и Z-отчетам;
- надежная защита данных;
- отправка чеков на email, WhatsApp, Telegram;
- ручное закрытие смены;
- контроль кассы в режиме онлайн;
- WhatsApp/Telegram бот для формирования чеков;
- возможность интегрирования с другими сервисами, например, с бухгалтерскими программами.
Концепция программы Онлайн-касса
Онлайн-касса — программа для учета расчетов в магазине и их контроля. Сервис Онлайн-касса покупают коммерсанты (предприниматели, мерчанты). Коммерсанты создают в пульте онлайн-кассы и регистрируют их в Управлении государственных доходов.
Чтобы упростить бюрократию при регистрации, после того как коммерсант создает новую кассу, пульт генерирует необходимые документы, заполненные известной ему информацией о коммерсанте и новой кассе.
Онлайн-кассы позволяют отправлять чеки по SMS и электронной почте, а также передавать данные об операциях в Управление государственных доходов. Для внедрения онлайн-касс от коммерсантов требуются затраты на обновление кассовой техники, оплата подписки в ОФД и обеспечение постоянного доступа к интернету.
На кассах работают кассиры, которых регистрируют коммерсанты в пульте. Кассиры — это продавцы в магазине. Кассиры на кассах (как и в магазинах) работают посменно. Смена кассира — это его рабочий день. Это значит, что в в конце рабочего дня кассир сдает сумму денежных средств из кассы, делает отчет с гашением (Z-отчет) в кассе и закрывает смену. Следующий кассир принимает сумму денежных средств в кассе и открывает новую смену.
Когда кассир находится на смене, он отправляет через программное обеспечение кассовые (фискальные) операции. Операции бывают пяти видов: продажа, приход, покупка, расход и инкассация, возврат. Продажа и приход пополняют баланс кассы, а расход и покупка расходуют его. Инкассация обнуляет баланс кассы. Возврат отменяет торговую операцию.
Баланс бывает двух видов: наличный и безналичный. Баланс наличности в кассе показывает, сколько денег должно быть на руках у кассира. Безналичный баланс показывает сумму всех безналичных операций. Для проверок кассы в течение смены кассир использует промежуточный отчет (X-отчет) в кассовом ПО.